PROCESO DE ACTIVACIÓN Y RESPONSABILIDADES

 

Para garantizar una implementación fluida y oportuna de sus nuevos servicios de voz y/o datos, revise las diferentes etapas del proceso de activación para Cloud Voice para Microsoft Teams y/o OfficeConnect a continuación. En cada etapa, encontrará información sobre qué esperar y las responsabilidades del cliente. Revisar antes de la instalación ayudará a asegurar una instalación exitosa.

 

 

VOZ EN LA NUBE PARA MICROSOFT TEAMS

Nombre de la Tarea




 Asignado a Duración del Tiempo Necesario - Comentarios
Requisitos de Licencia - Teams   Variable
Usuarios - A5/E5 o equivalente Cliente No se necesita nada más si la licencia del usuario es A5/E5 o equivalente.
Licencia adicional ‘Teams Phone Standard’ Cliente Para licencias Académicas/Empresariales inferiores, así como licencias de usuario empresarial y menores, el usuario debe tener una licencia adicional de ‘Teams Phone Standard’.
El plan de llamadas domésticas de Microsoft Teams o el plan de llamadas de Teams Phone - NO ES REQUERIDO Cliente Tenga en cuenta que para usar el servicio de voz en la nube de UniVoIP, no necesita ninguno de los planes de llamadas de Microsoft, a saber: ‘Microsoft Teams Domestic Calling Plan’ y ‘Teams Phone with Calling Plan (Country Zone1 -US)’. De hecho, para cambiar a cualquier usuario existente con un plan de llamadas, debe eliminar la licencia del plan de llamadas de Microsoft y reemplazarla con la licencia “Teams Phone Standard”.
Dispositivo Compartido Cliente Los Teléfonos de Área Común pueden usar una Licencia de Dispositivo Compartido.
Cuentas de Recursos de Teams Cliente Estas licencias son gratuitas y serán necesarias para los Asistentes Automáticos y las Colas de Llamadas.
Conferencia de audio de Teams con marcación saliente a EE. UU./CAN Cliente Para agregar la capacidad de marcación de audio a las conferencias de Teams, puede agregar una licencia gratuita a cada usuario de Teams. Esa licencia se llama ‘Conferencia de audio de Teams con marcación saliente a EE. UU./CAN’. Esto no es necesario para el sistema telefónico. Su propósito es agregar la capacidad para que los participantes puedan llamar a un número de teléfono para unirse a una llamada de conferencia de Teams. También permite al propietario de la reunión llamar a participantes externos.
Incorporación    
Onboarding - Esto se hace solo una vez y no es necesario en fases adicionales.   Se completa en unos 15 minutos.
El contacto que tenemos registrado con el contrato firmado recibirá un correo electrónico automático con las credenciales de inicio de sesión para nuestro Control de Servicio. Por favor, inicie sesión. Cliente Se le pedirá que invite a su Administrador Global en este paso. Esta persona tendrá los permisos adecuados para continuar. También podrá invitar a otros que puedan ayudar después de la incorporación inicial y la prueba de al menos un usuario.

Flujo de Trabajo de Incorporación - Paso 1 (ACTIVAR SUS RUTAS DE VOZ)

 Cliente Durante este paso, el sistema identificará al menos una licencia disponible.
Flujo de Trabajo de Incorporación - Paso 2 (AGREGAR NÚMEROS DE TELÉFONO) Cliente Durante este paso, agregará un número de teléfono para asignar a un usuario con licencia (consulte los requisitos de licencia) para realizar pruebas.
Flujo de Trabajo de Incorporación - Paso 3 (ASIGNAR USUARIOS A NÚMEROS) Cliente Durante este paso, asignará el número de prueba que seleccionó a su usuario con licencia.
Flujo de Trabajo de Incorporación - Paso 4 (HACER ALGUNAS LLAMADAS) Cliente El usuario al que se le ha asignado el número de prueba debe hacer una llamada desde Teams y aceptar una llamada desde Teams para completar esta tarea.
¡Listo para agregar números de teléfono a los usuarios! Cliente En este punto, el cliente puede agregar números de teléfono, asignarlos a usuarios o cuentas de recursos, y hacer y recibir llamadas en Teams. La facturación es automática y se procesará el 1º del mes siguiente a la implementación del Control de Servicio a medida que se agreguen los números. Si se utilizan números de prueba antes de la portabilidad, el cliente puede “liberarlos” en el Control de Servicio en cualquier momento.

Portabilidad

  

Plazo de Entrega de 3 Semanas
Proporcione el CSR y la factura telefónica junto con una lista de números de teléfono para portar. Cliente Por favor, proporcione una factura telefónica actual de su proveedor. Esto es necesario 3 semanas antes de la fecha de portabilidad solicitada.
Ingrese los números de teléfono en el Portal de Control de Servicio y complete la información del pedido. UniVoIP - PM El PM ingresará los números de teléfono en el Control de Servicio y proporcionará la información requerida para la portabilidad. Esto hará que la automatización envíe una LOA al cliente listado como Firmante Autorizado a través de DocuSign.
Firmar la LOA a través de DocuSign Cliente Una vez que los números de teléfono se ingresen en nuestra plataforma de Control de Servicio, el contacto especificado como Firmante Autorizado recibirá un correo electrónico para firmar la LOA a través de DocuSign. Por favor, revise los números de teléfono y la información listada, firme y envíe de inmediato.
Enviar la orden de portabilidad al operador UniVoIP - PM El PM de UniVoIP revisará los documentos proporcionados y enviará la orden al operador para la fecha de portabilidad deseada. Si hay alguna excepción en la solicitud de la orden, se le notificará.
Confirmar la fecha de FOC (Compromiso de Orden Firme) para todos los números en portabilidad. UniVoIP - PM PM notificará al cliente la fecha confirmada cuando la reciba del grupo del operador.
Los números se han añadido al Control de Servicio y están listos para su asignación. UniVoIP Dentro de las 24 horas posteriores a la recepción de la fecha FOC del grupo de operadores, deberías ver los números aparecer en el Control de Servicio para su asignación.
Confirma que los números están asignados en el Control de Servicio. UniVoIP - PM El PM de UniVoIP confirmará que los números en portabilidad están asignados en el Control de Servicio antes de la fecha de portabilidad.
Portabilidad confirmada y completada UniVoIP - PM El PM confirmará con el cliente cuando la portabilidad haya sido completada.

Descubrimiento de Base de Datos - Teams 

   Variable
Prepara listas de Grupos de Llamadas, Asistentes Automáticos y asignaciones de Números Telefónicos para los usuarios Cliente Esta información es necesaria al programar grupos de llamadas, asistentes automáticos y cuentas de recursos en el Centro de Administración de Teams. También se necesita para licenciar a tus usuarios en Microsoft 365 y asignar números telefónicos en el Control de Servicio.

Programación - Teams

   Aproximadamente de 1 a 2 sesiones de una (1) hora para completar la mayoría de las configuraciones.

Programar Cuentas de Recursos, Asistentes Automáticos y Colas de Llamadas

 Cliente Esto se programará en el Centro de Administración de Teams por el administrador autorizado con acceso al Centro de Administración de Teams. Esto también se puede hacer durante las sesiones de trabajo con el equipo de incorporación de UniVoIP. El equipo de incorporación de UniVoIP ayudará proporcionando mejores prácticas y recomendaciones, así como orientación durante las sesiones de trabajo.
Asignar números telefónicos a las Cuentas de Recursos a través del Control de Servicio bajo TEAMS/AA o CQ y asignar números telefónicos a los usuarios con licencia. Cliente Esto puede ser realizado por cualquier persona invitada al Control de Servicio.

Capacitación

   30 minutos cada uno.
Demostración de Capacitación para Usuarios Finales UniVoIP/Cliente

UniVoIP puede asistir con esta capacitación en una llamada programada con los usuarios finales si se solicita. Los videos de demostración de capacitación y los enlaces también son proporcionados por el PM.

https://support.microsoft.com/en-us/teams?ui=en-US&rs=en-US&ad=US?ui=en-US&rs=en-US&ad=US https://support.microsoft.com/en-us/office/training-1d5c12d3-37cb-44a0-ab21- 5539ce9ccd5a?ns=msftteams&version=16&ui=en-us&rs=en-us&ad=us


https://www.microsoft.com/en-us/store/workshops-training-and-events/detail/calling-and-meetings-in-microsoft-
teams?source=teamsdocs
Capacitación para Administradores UniVoIP/Cliente UniVoIP programará una sesión de capacitación con los administradores sobre el acceso al Control de Servicio, como mover números telefónicos de Park a Teams, cómo agregar nuevas direcciones de ubicación y verificarlas, cómo agregar asignaciones adicionales de CNAM y cómo acceder a la facturación.
Capacitación para Administradores con Soporte UniVoIP/Cliente UniVoIP ofrecerá una sesión con el Gerente de Soporte sobre cómo contactar al Soporte y crear tickets. https://univoip.com/customer-support/

Hardware y Dispositivos Auxiliares 

   Variable
Verificar y/o comprar que los auriculares del usuario funcionen y sean compatibles con el entorno de Teams del usuario. Cliente

UniVoIP no vende auriculares, sin embargo, este es un enlace a auriculares compatibles y recomendados por Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/across-devices/devices/category/headsets/36?page=1&filterIds=
Comprar cualquier teléfono necesario. UniVoIP/Cliente https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/across-devices/devices/category/desk-phones-teams-
displays/34?page=1&filterIds=
Envío de hardware de UniVoIP (alquiler o compra). PM El PM coordinará con el Material/Almacén de UniVoIP para enviar el equipo de manera oportuna y ajustarse al cronograma de puesta en marcha/incorporación.
Validación de Red   Variable

Validar Red para Microsoft Teams:

Dispositivos confiables para el funcionamiento fluido de los clientes de Teams, que proporcionarán nuestros servicios de voz: es decir, PCs confiables, MACs, teléfonos inteligentes, tabletas o teléfonos IP nativos aprobados para Teams, LAN confiable, switches PoE habilitados para QoS capaces de VLAN, WAN confiable y ancho de banda suficiente para asegurar el funcionamiento fluido de los teléfonos Teams o del cliente de Teams.

 Cliente

Aquí están los documentos de Microsoft con información sobre cómo preparar la red de su organización para Teams:

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/prepare-network

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/qos-in-teams

https://nam10.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.microsoft.com%2Fen-

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=103017
Reuniones/Comunicación   Variable
Reunión de Inicio/Introducción  PM/Cliente/Socio El Gerente de Proyecto programará una llamada con todos los involucrados en el contrato. En esta llamada, discutiremos los requisitos de incorporación y determinaremos el cronograma para la portabilidad según las necesidades del cliente. El Gerente de Proyecto enviará por correo electrónico las notas de esta reunión dentro de las 24 horas.
Asistencia de Incorporación  PM/Cliente La persona que es el contacto principal recibirá el correo electrónico invitándolos a Service Control y comenzará la incorporación. Esto se puede hacer por su cuenta o durante una sesión de trabajo con el equipo de incorporación de UniVoIP. El Gerente de Proyecto coordinará esta llamada si así lo desea.
Llamada Semanal de Estado del Proyecto  PM/Cliente/Socio El Gerente de Proyecto programará una llamada semanal de estado para mantener todas las tareas en objetivo a medida que avanza el proyecto, si es necesario. Algunos proyectos más grandes se implementan en fases y requieren discusiones semanales.
Informe de Finalización del Proyecto PM El Gerente de Proyecto preparará y enviará un informe de finalización del proyecto, enumerando los servicios implementados según el contrato y haciendo referencia a la fecha de la primera factura.

OFFICECONNECT™️ (UCAAS) 

 

Activación del Servicio de UniVoIP 
Responsabilidades del Cliente  Responsabilidades de UniVoIP
Descubrimiento Inicial 
  • Identifique los requisitos del pedido de voz con su Representante de Ventas de UniVoIP.
  • Evalue la preparación de su Red de Área Local y Red de Área Amplia para Voz; incluyendo cableado interno (CAT5, CAT5e o CAT6), switches, routers, firewalls, PoE, direccionamiento IP, QoS.
  • Identifique los requisitos del servicio para satisfacer las necesidades de su negocio.
  • Demostración del servicio de UniVoIP.
  • El Representante de Ventas de UniVoIP enviará los documentos que requieren la firma del cliente, incluido el Acuerdo de Suscripción, y explicará el proceso de activación y soporte.
Acuerdo de Suscripción 
  • Proporcione la siguiente documentación: Acuerdo de Suscripción firmado, incluyendo el reconocimiento de Responsabilidades y SSA.
  • El cliente necesita pagar el NRC/Anexo A antes de que UniVoIP asigne un Gerente de Proyecto.
  • Una vez recibida toda la documentación requerida y el pago del NRC/Anexo A, su Representante de Ventas presentará a un Gerente de Proyecto de UniVoIP (UPM) como su principal punto de contacto durante todo el proceso de Activación.
Inicio de Activación
  • Designe un punto de contacto principal para UniVoIP para toda la información y tareas de Activación.
  • Participar en la llamada de inicio de instalación de UniVoIP. 
  • Revise los detalles del Acuerdo y los requisitos de la red con UPM.
  • Reconozca o proporcione la Hoja de Trabajo de Configuración de Usuario y Sistema completada.
  • UPM UPM programará la llamada de inicio de activación.
  • UPM y el Representante de Ventas revisarán los documentos de firma, los detalles del usuario, los requisitos de la solución solicitada, así como las expectativas de instalación.
  • UPM definirá el cronograma y el proceso con el cliente.
  • Programar la capacitación administrativa.
  • UPM proporcionará un cronograma de activación tentativo y los detalles de contacto de UnVoIP después de la llamada de inicio.
  • El Representante de Ventas de UniVoIP actualizará los entregables según lo descubierto durante la llamada de inicio.
Provisión de Servicios 
  • Confirme la preparación de su Red de Área Local y Red de Área Amplia para Voz; incluyendo cableado interno (CAT5, CAT5e o CAT6), conmutadores, enrutadores, cortafuegos, PoE, direccionamiento IP, QoS. 
  • Participar en las reuniones de actualización de UPM según sea necesario. 
  • UPM inicia el procesamiento del pedido.
  • UPM inicia el proceso de programación de la instalación. 
Entrega de Circuito (Si la Red de Área Privada o el Acceso a Internet son Proporcionados por UniVoIP)
  • Proporcione acceso para la fecha de entrega del bucle, también conocida como la fecha de Compromiso de Pedido Firme (FOC), la entrega estimada del bucle en la mayoría de los mercados es de 30 días.
  • Extienda el circuito desde el MPOE hasta la ubicación del equipo de datos dentro de la suite. Dependiendo de los requisitos de su edificio, puede ser necesario que una empresa de gestión de conductos complete la extensión. Hable con la oficina de administración de su edificio para verificar el requisito.
  • Si se trata de un circuito de Banda Ancha o DIA, intégralo a la Red de Área Local antes de la activación de voz programada.
  • El proveedor de telecomunicaciones local debe preparar el bucle de acceso local para el pedido del circuito y realizar pruebas de aceptación con UniVoIP.
  • Confirme que el circuito se ha extendido hasta la suite del cliente.
  • La estimación de activación del circuito es de 45 días en la mayoría de los mercados. 
Entrega de Hardware 
  • Rastrear y recibir el equipo para la instalación. 
  • Equipo enviado o entregado por el ingeniero de instalación.
  • Información de seguimiento enviada al cliente si se envía. 
Acceso y Activación del Sitio  
  • Proporcione el requisito para el Certificado de Seguro (COI) según lo requerido por la administración de su edificio para el acceso del técnico. 
  • Proporcione acceso al MPOE, sala de datos y todas las ubicaciones con teléfonos. 
  • Prepare un guion para el Asistente Automático (Día y Noche) y tenga una persona disponible en el sitio con el técnico para grabar. 
  • Requiere que todos los usuarios asistan a la clase de capacitación telefónica el día de la activación. 
  • Si UniVoIP proporciona el circuito T1, e-line o MPLS, se enviará un técnico a su sitio para conectar y probar el equipo de UniVoIP. 
  • La instalación del equipo de acceso y voz puede programarse por separado en algunos casos.
  • Se programarán sesiones de grabación para que el cliente grabe el Asistente Automático (Día y Noche).
  • El técnico proporcionará capacitación básica para el usuario final (6 personas por clase, aproximadamente 15 minutos).
Activación Completa 
  • Punto de Contacto Principal para Firmar el documento de Finalización de Activación. 
  • UPM presentará al Contacto Principal de Soporte.  
  • La Facturación del Contrato comienza.
POST ACTIVACIÓN 
Capacitación para Administradores 
  • El Administrador designado por el cliente programará un tiempo para completar la Capacitación para Administradores de forma remota con el Líder de Soporte. 
  • El Líder de Soporte llevará a cabo la nueva Capacitación para Administradores. 
Portabilidad de Números (Si se reutilizan números de teléfono existentes)
  • Si se portan números, el cliente puede configurar el desvío de llamadas a los números temporales de UniVoIP en preparación para la portabilidad. 
  • Una vez que el servicio de OfficeConnect esté activado, el cliente inicia la solicitud de portabilidad a través de UPM. 
  • Proporcione el LOA, RESPORG, CSR y la factura telefónica anterior completados. 
  • Una vez que se confirme que la portabilidad está completa, proceda a cancelar el servicio con el proveedor anterior.
  • Proporcionar números DID temporales.
  • Una vez que el proveedor anterior apruebe y programe la portabilidad, UPM completará la portabilidad. 
  • UPM verifica el enrutamiento de llamadas y la finalización del servicio contigo en la fecha de portabilidad.